روش تنظیم زمان انقضای فایل اشتراک گذاری شده در گوگل درایو
گوگل درایو یکی از سرویس های فوق العاده و مهمی است که گوگل به رایگان در اختیار کاربران خود قرار داده است. یکی از امکانات گوگل درایو، اشتراک گذاری فایل است بدین ترتیب شما می توانید برای مخاطبین خاصی، و یا همکاران و دوستان اسناد قابل پشتیبانی گوگل درایو را به اشتراک بگذارید.تنظیم زمان انقضای اشتراک گذاری فایل توسط گوگل درایو یکی از مهم ترین امتیاز هایی است که می توان به این قابلیت داد.
به کمک قابلیت اشتراک گذاری فایل در گوگل درایو، در حقیقت لازم نیست که کاربران فایل ها را دانلود کنند بلکه می توانند به راحتی در اکانت خود نوتیفی مربوط به فایل اشتراک گذاری شد را مشاهده کنند، آن را باز کنند و در صورت دسترسی، آن را ویرایش و ذخیره کنند یا حداقل فایل را مشاهده کنند.
نکته: برای دسترسی به این قابلیت نیاز به حساب G Suite دارید.
شیوه تنظیم زمان انقضا برای فایل های گوگل درایو
برای شروع این کار، لازم است که به Google Drive بروید. در این سرویس به حساب G Suite بروید. در ادامه باید فایلی که می خواهید برای آن زمان انقضا تنظیم کنید را پیدا کنید و روی آن راست کلیک کنید و گزینه Share را انتخاب کنید.
در این وضعیت، یک پنجره باز می شود که در آن باید ایمیل کسی که می خواهید فایل برای او ارسال شود و به اشتراک گذاشته شود، را وارد کنید.
در این صفحه می توانید یک یا چند نفر را همزمان انتخاب کنید تا فایل مورد نظر برای آن ها به اشتراک گذاشته شودو در نهایت بعد از نوشتن آدرس ایمیل، Send را بزنید تا فایل ارسال شود.
بعد از این کار، دوباره فایل را در گوگل درایو خود پیدا کنید و روی آن راست کلیک کرده و Share را انتخاب کنید.
با انجام این کار صفحه ای باز می شود که در آن باید ایمیل مخاطبین را بنویسید ( مثل مرحله قبل ) اما در این قسمت شما باید بجای وارد کردن ایمیل به سمت راست و پایین پنجره نگاه کنید و لینک Advanced را کلیک کنید:
بر روی این گزینه کلیک کنید تا تنظیمات پیشرفته تر برای شما نمایش داده شود.
همانطور که در زیر مشاهده می کنید، لیست ایمیل افرادی که فایل را برای آن ها به اشتراک گذاشته اید را مشاهده می کنید. در مقابل نام و ایمیل هر فرد، یک آیکون ساعت مانند نمایش داده می شود که در حقیقت تایمر است.
با کلیک کردن بر روی این آیکون صفحه ای باز می شود که امکان تنظیم زمان و تاریخ در آن برای انقضای اشتراک فایل فراهم است.
همانطور که مشاهده می کنید، می توانید در Access Expires دو زمان پیشنهادی ۷ یا ۳۰ روز را انتخاب کنید. اما اگر می خواهید روز خاصی را برای این کار در نظر بگیرید روی Custom Date کلیک کنید ( فلش ۲ )
در این قسمت یعنی Custom Date شما می توانید تاریخ دقیق انقضای فایل اشتراک گذاری شده در گوگل درایو را مشخص کنید. به راحتی می توانید بین ماه ها بچرخید و روز مورد نظر را انتخاب کنید.
بعد از انجام این کار، به سادگی می توانید برای هر کدام از کاربران یک زمان انقضای خاص تنظیم کنید.
در نهایت که تاریخ ها را تنظیم کردید گزینه Save Changes را کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شوند.
در این صفحه دو گزینه وجود دارد که شاید برای تان مهم باشد.
به طور پیش فرض وقتی که فایلی را به اشتراک می گذارید، کاربران می توانند
- آن را دانلود کنند
- آن را ویرایش کنند
- افراد دیگری را به سیستم اشتراک گذاری اضافه کنند.
- آن را چاپ کنند
- آن را کپی کنند
اگر می خواهید، افراد کنترلی بر این گزینه ها نداشته باشند دو راه پیش روی شما است.
برای این که کاربران نتوانند فرد دیگری را به گروه اشتراک گذاری اضافه کنند اولین گزینه را تیک دار کنید
برای این که کاربران نتوانند روی فایل ویرایشی انجام دهند و آن را کپی یا دانلود و غیره کنند، گزینه Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers را تیک دار کنید.
این ویژگی یک قابلیت فوق العاده برای کاربرانی است که می خواهند یک فایل را برای زمان محدود در اختیار عده ای قرار دهند.
نظر خود را در رابطه با سیستم گوگل درایو و انقضای زمان اشتراک گذاری فایل بنویسید.