اهمال کاری : چطور کارمان را به موقع انجام بدهیم؟

چیزی به موعد تحویل پروژه باقی نمانده و صدای تیک تاک ساعت هم به گوش می رسد. شما به سختی کار می کنید تا قبل از ساعت ۵ بتوانید کار را به انتها برسانید و در این میان، خودتان را لعن و نفرین می کنید که چرا زودتر شروع نکرده اید.

چطور به اینجا رسیدید؟ چه اشتباهی کرده بودید؟ چرا توجه کافی نداشتید؟

وقت هم که کم نداشتید. دقایق و ساعت های متمادی را برای چک کردن شبکه های اجتماعی یا پرداختن به کارهایی صرف کرده اید که به راحتی می توانستید انجام آنها را به زمان دیگری موکول کنید.

به احتمال قریب به یقین درگیر چنین موقعیت هایی شده اید. البته باید به اطلاع تان برسانیم که تنها نیستید.

اهمال کاری (Procrastination) یا همان به تعویق انداختن کارها، دامی است که بسیاری از ما گرفتار آن می شویم. در واقع، بر طبق ادعای یکی از محققان و نویسنده ای که در زمینه اهمال کاری فعالیت دارد، ۹۵ درصد از مردم کمابیش اهمال کاری می کنند. البته شاید اطلاع از اینکه فقط شما اهمال کار نیستید آرامش بخش باشد، اما بدون شک اطلاع از اینکه این اهمال کاری چقدر می تواند شما را در زندگی عقب بیندازد غافلگیرتان خواهد کرد.

ما در این مقاله به دلایل این پدیده نگاهی می اندازیم و سپس راهکارهایی را در جهت جلوگیری از اهمال کاری ارائه خواهیم کرد.

 

آیا اهمال کاری همان تنبلی است؟

غالباً اهمال کاری مترادف با تنبلی در نظر گرفته می شود، اما در واقع این دو با هم متفاوت هستند.

اهمال کاری یک فرآیند فعال است؛ به این معنی که خودتان انتخاب می کنید و تصمیم می گیرید که به جای کاری که باید انجام بدهید به کار دیگری مشغول شوید. اما تنبلی با انفعال، عدم تحرک و بی میلی به انجام کار هم رده است.

معمولاً هنگامی اهمال کار می شوید که یک کار ناخوشایند، اما احتمالاً مهم تر را به خاطر کاری که لذت بخش تر و آسان تر است کنار می گذارید.

متاسفانه، تسلیم شدن در برابر این هوس می تواند عواقب ناخوشایند فراوانی را دربرداشته باشد. به عنوان مثال، حتی اهمال کاری های جزئی نیز علاوه بر ایجاد احساس گناه یا شرمساری در وجود ما، اغلب به کاهش بهره وری و کارآمدی منجر می شود و چه بسا در مسیر رسیدن به اهداف مان برای ما مشکل ساز شود.

چنانچه به اهمال کاری عادت کنیم، به تدریج نسبت به کارمان بی انگیزه و دلسرد می شویم که این به نوبه خود می تواند به افسردگی و حتی اخراج از کار منتهی شود.

 

چگونه اهمال کار نباشیم

اهمال کاری هم به مانند بیشتر عادت های دیگر قابل ترک است. برای مدیریت و جلوگیری از اهمال کاری مراحل زیر را دنبال کنید:

 

گام اول: نمونه های اهمال کاری خود را پیدا کنید

شاید کاری را به این خاطر به تعویق انداخته اید که باید وظایف و فعالیت های روزانه تان را مجدداً سازماندهی و اولویت بندی کرده و دوباره برنامه ریزی کنید. اگر کار مهمی را به دلیل (واقعاً) خوبی به تاخیر می اندازید، لزوماً اهمال کاری نکرده اید. اما چنانچه بدون تعیین هیچ زمانی برای انجام کاری آن را به تعویق می اندازید، یا به خاطر اینکه می خواهید کاری را انجام ندهید به سراغ انجام کار دیگری می روید، در اینصورت احتمالاً اهمال کاری کرده اید.

انجام کارهایی مانند موارد زیر می تواند حاکی از اهمال کاری شما باشد:

• روزتان را با کارهایی که اولویت کمی دارند پر می کنید.
• کاری که اهمیت دارد را مدت ها در فهرست کارهایی که باید انجام بدهید نگه می دارید.
• پیام های دریافتی را بدون تصمیم گیری درباره اینکه باید با آنها چکار کنید چند بار می خوانید.
• کاری که اولویت بالایی دارد را شروع می کنید و به سراغ شبکه های اجتماعی یا دستگاه قهوه ساز می روید.
• به جای پرداختن به کارهای مهمی که باید انجام بدهید، وقت خود را با کارهای بی اهمیتی پر می کنید که دیگران به شما محول می کنند.
• انجام کارها را به زمانی موکول می کنید که «حالش را داشته باشید» یا «وقتش برسد».

با توجه به موارد بالا، نمونه های مشابه در رفتار خود را پیدا کنید و به این درک برسید که اهمال کاری می کنید.

 

گام دوم: دلیل اهمال کاری را پیدا کنید

پیش از آنکه بتوانید اهمال کاری را کنار بگذارید، باید دلیل یا دلایل اهمال کاری خود را پیدا کنید.

به عنوان نمونه، آیا کار خاصی را به این خاطر که کسالت آور یا ناخوشایند است به تعویق می اندازید؟ در اینصورت، هر چه سریع تر آن را از سر راه بردارید تا بتوانید روی فعالیت هایی تمرکز کنید که برای شما لذت بخش تر هستند.

یکی از دلایل اصلی اهمال کاری، بی نظمی یا فقدان سازماندهی است. آدم های منظم به این خاطر که فهرست های اولویت بندی شده ای برای انجام کار دارند و برای برنامه ریزی در زندگی خود جایگاه ویژه ای قائلند به دام اهمال کاری نمی افتند. لذا استفاده از فهرست های اولویت بندی شده و برنامه ریزی صحیح می تواند باعث غلبه بر اهمال کاری شود.

البته حتی اگر آدم منظمی هم باشید باز هم هیچ بعید نیست که کاری به شما محول شود که رغبتی به انجام آن ندارید. شاید نسبت به توانایی های خود تردید داشته باشید و از شکست بترسید، بنابراین آن کار را به تعویق می اندازید و با انجام کاری که می دانید که از عهده آن بر می آیید به خودتان آرامش می دهید.

به علاوه، جالب اینجاست که برخی از مردم از موفقیت هم به اندازه شکست واهمه دارند. اینگونه افراد تصور می کنند که موفقیت باعث می شود که تقاضاهای بیشتری برای انجام کارهای دیگری هم به سوی آنها روانه شود و لذا به همین دلیل به سمت و سوی اهمال کاری می روند.

نکته جالب دیگر اینکه انسانهای کمال گرا هم غالباً اهمال کار هستند. این افراد ترجیح می دهند که کاری که احساس می کنند که توانایی لازم برای انجام آن به بهترین شکل ممکن را ندارند را به تعویق بیندازند تا بلکه شاید بتوانند بعداً به نحو مطلوب خودشان آن را به انجام برسانند.

یکی دیگر از دلایل عمده اهمال کاری، ضعف در تصمیم گیری است. اگر نتوانید برای گزینه ای که باید انتخاب کنید تصمیم بگیرید، احتمالاً همه چیز را به بعداً موکول می کنید تا از زیر بار تصمیم گیری رها شوید یا مبادا تصمیم اشتباهی بگیرید.

هشدار: اهمال کاری برای بعضی از مردم چیزی بیشتر از یک عادت بد بوده و در واقع، نشانه ای از یک بیماری جدّی است. به عنوان مثال، اختلال کم‌توجهی – بیش‌فعالی، اختلال وسواس فکری-عملی، اضطراب، و افسردگی همگی با اهمال کاری در ارتباط هستند. به علاوه، تحقیقات نشان می دهد که اهمال کاری می تواند باعث ایجاد استرس حاد و بیماری شود. چنانچه از اهمال کاری مزمن یا به اصطلاح ناتوان ساز رنج می برید، شاید یکی از این بیماری ها گریبانگیر شما شده باشد و لذا باید فوراً به یک متخصص مراجعه کنید.

 

گام سوم: از استراتژی های ضد اهمال کاری استفاده کنید

اهمال کاری یک عادت است. این یعنی که احتمالاً نمی توانید یک شبه آن را ترک کنید. عادت ها فقط هنگامی دیگر عادت نیستند که از انجام و تکرار آنها خودداری می کنید. بنابراین برای اینکه بتوانید احتمال موفقیت خود را بالا ببرید، از گزینه های زیر استفاده کنید:

• خودتان را به خاطر اهمال کاری های گذشته ببخشید. مطالعات نشان می دهد که بخشیدن خود می تواند به شما کمک کند تا احساس مثبت تری نسبت به خودتان داشته باشید و احتمال اهمال کاری در آینده را کاهش می دهد.
• تمرکز کنید. روی انجام کار تمرکز کنید، نه فرار از آن. کارهایی که باید انجام بدهید را بنویسید و برای اتمام هر کدام یک محدودیت زمانی در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا حواس تان به انجام کارتان باشد.
• به خودتان قول یک پاداش را بدهید. اگر کاری را به موقع تمام کردید، به خودتان پاداش بدهید، مثلاً یک تکه کیک یا یک فنجان قهوه از کافی شاپ مورد علاقه تان. ضمناً به احساس خوبی که تمام کردن کار در شما ایجاد می کند دقت کنید و عامدانه از آن لذت ببرید.
• از یک نفر بخواهید تا پیگیر شما باشد. توجه و فشار از جانب دیگران تاثیرگذار است. در واقع، جلسات گروه درمانی بر پایه همین اصل برگزار می شوند.
• اجازه ندهید که هیچ کاری روی زمین بماند. به محض اینکه کاری پیش می آید انجامش بدهید و آن را به زمان دیگری موکول نکنید.
• گفتگوی درونی خود را تغییر بدهید. به عنوان مثال، عبارت های «باید» یا «مجبورم» به طور ضمنی حاکی از آن هستند که هیچ حق انتخابی در کاری که انجام می دهید ندارید. این می تواند در شما احساس ضعف به وجود بیاورد و حتی به از دست رفتن اعتماد به نفس تان منجر شود. از طرف دیگر، استفاده از عباراتی مثل «انتخاب می کنم» یا «تصمیم می گیرم» حاکی از آن است که کنترل در دستان شماست و احساس بهتری را نسبت به کار ایجاد می کند.
• عوامل مزاحم و حواس پرتی ها را به حداقل برسانید. هنگامی که مشغول به کار هستید حواس تان به ایمیل و شبکه های اجتماعی نباشد و از تلویزیون و هر چیزی که می تواند حواس شما را پرت کند فاصله بگیرید.
• قورباغه بزرگتر را زودتر بخورید! اگر کتاب «قورباغه را قورت بده» را خوانده باشید این مورد را درک می کنید. اما اگر فرصت مطالعه آن را نداشته اید، منظورمان این است که کارهایی که احساس می کنید که دشوارتر یا ناخوشایندتر هستند را زودتر انجام بدهید. این باعث می شود که بقیه روز را برای انجام کارهایی که بیشتر به آنها علاقمند هستید در اختیار داشته باشید.

نکته: به عنوان یک گزینه دیگر می توانید از روش «هنر تاخیر» استفاده کنید. تحقیقات نشان می دهد که «اهمال کاری آگاهانه»، به معنی به تعویق انداختن عمدی شروع یک کار به منظور تمرکز روی کارهای فوری و ضروری دیگر، می تواند احساس درگیری و انگیزه شما برای انجام کارها را تقویت کند. اگر از آن دسته از آدم هایی هستید که تحت فشار بهتر کار می کنند، این استراتژی بیشتر به درد شما می خورد. در عین حال حواس تان باشد که به گونه ای برنامه ریزی کنید تا بار مسئولیت شما بر دوش همکاران تان نیفتد.

اگر به خاطر ناخوشایند بودن کاری در انجام آن اهمال کاری می کنید، سعی کنید که روی نتایج بلندمدت انجام آن تمرکز کنید. تحقیقات نشان می دهد که یکی از دلایلی که بیشتر باعث اهمال کاری می شود توجه به نتیجه آنی یا کوتاه مدت است. لذا با شناسایی مزایای بلندمدتِ به سرانجام رساندن کار با اهمال کاری مبارزه کنید. به عنوان مثال، آیا انجام کار مورد نظر نمی تواند روی گزارش سالانه عملکرد یا پاداش پایان سال تان تاثیر بگذارد؟

یکی دیگر از روشهای خوشایندتر کردن کار، شناسایی عواقب ناخوشایند انجام ندادن آن است. مثلاً اگر کار مورد نظر را انجام ندهید چه می شود و روی اهداف شخصی، گروهی یا سازمانی شما چه تاثیری می گذارد؟

علاوه بر اینها، می توانید زاویه دید خود نسبت به کار مورد نظر را تغییر بدهید تا ارزش آن در نظر شما افزایش پیدا کند. ضمناً به خاطر داشته باشید که ما غالباً در ناخوشایندی کار مبالغه می کنیم، لذا این روش را هم امتحان کنید؛ چه بسا خیلی زود به این نتیجه برسید که کار مورد نظر آنقدرها که فکر می کرده اید بد و ناخوشایند نیست.

اگر دلیل اهمال کاری شما بی نظمی است، استراتژی های زیر می تواند به شما کمک کند:

1. همیشه فهرستی از کارهای روزانه خود داشته باشید. این باعث می شود که آن کارهای سخت یا ناخوشایند را خیلی راحت فراموش نکنید.
2. فهرست خود را اولویت بندی کنید.
3. برنامه ریزی و مدیریت پروژه را یاد بگیرید.
4. دشوارترین کارها را در اوج توانایی تان انجام بدهید. ببینید که در کدام قسمت از روز عملکرد بهتری دارید و کارهایی که دشوارتر هستند را برای آن موقع در نظر بگیرید.
5. اهداف دارای محدودیت زمانی برای خودتان تعیین کنید. وجود این محدودیت به شما فرصتی برای اهمال کاری نمی دهد.
6. از برنامه های مدیریت وظایف یا زمان استفاده کنید. برنامه های موبایلی و کامپیوتری رایگان فراوانی وجود دارند که می توانند در این زمینه به شما کمک کنند.

اگر احساس می کنید که دلیل اهمال کاری شما دشواری کارهاست، سعی کنید که روند انجام کار را به بخش های کوچکتری تقسیم کنید و به جای اتمام، روی شروع کار تمرکز کنید. نویسنده ای به نام جِفری کومز در کتاب خود با نام «درمان اهمال کاری» پیشنهاد می کند که کارها در بازه های زمانی ۱۵ دقیقه ای انجام شوند.

سرانجام اگر به این نتیجه رسیدید که علت اهمال کاری شما به این دلیل است که نمی توانید کاری که باید انجام بدهید را انتخاب کنید یا کلاً با تصمیم گیری مشکل دارید، تلاش کنید تا به کمک مطالب و آموزشهایی که در مورد تصمیم گیری موجود است بر این مشکل غلبه کنید.

 

خلاصه و حرف آخر

اهمال کاری، عادت به تعویق انداختن کارهای مهم و معمولاً انجام فعالیت های لذت بخش تر، آسانتر و کم اولویت تر به جای آنهاست. اهمال کاری با تنبلی که در واقع عدم تمایل به انجام کار است تفاوت دارد.

اهمال کاری می تواند توانمندی بالقوه شما را محدود کند و پیشرفت شما را به خطر بیندازد. به علاوه، در کار گروهی اختلال ایجاد می کند، روحیه کاری را تضعیف کرده و حتی به افسردگی و بیکاری منجر می شود. بنابراین لازم است که هر چه زودتر در جهت حذف این عادت اقدام کنید.

اولین قدم برای غلبه بر اهمال کاری رسیدن به این درک است که اهمال کاری می کنید. سپس دلایل پشتوانه آن را پیدا می کنید و با استفاده از استراتژی های مناسب به سراغ مدیریت و غلبه بر این رفتار می روید.

 

منبع (با جرح و تعدیل)